Projekt iPASS
Projekt iPASS »Razvoj metodoloških inštrumentov in informacijsko podprtih tehnoloških orodji za vzpostavitev standardnih postopkov spremljanja in vrednotenja v strukturnih skladih in instrumentu za predpristopno pomoč« (2009 - 2010), program: ESRR prioriteta 1.1 
Namen in opis operacije
Na podlagi svojega dosedanjega dela in izvedenih dokumentarnih raziskovanj ter analiz problemov, povezanih z absorpcijskimi kapacitetami za koriščenje strukturnih skladov posameznih držav, smo postavili delovno hipotezo: »Pomembna ovira pri skrajšanju in poenostavitvi postopkov je kompleksnost postavljenih sistemov v praksi, ki pa ne temelji toliko na kompleksnosti pravil upravljanja s strukturnimi skladi, diktiranih s strani Evropske komisije (EK), temveč v veliki meri v neobvladovanju celovitih postopkov s strani enega izvedbenega tehničnega organa v državi članici«. To ima za posledico zelo različno pripravo administrativno tehničnega in finančnega dela prijav projektov, neenotnega sistema poročanja in interpretacije pravil ter veliko število napak in dodatnih zahtev, ki se pojavljajo v sami operacionalizaciji konkretnih razpisov. Vse to povečuje število povratnih zank in podaljšuje vse postopke v fazi priprave razpisa, izbora projektov, spremljanja in kontrole nad projekti, uveljavljanja plačil ter priprave zahtevkov za povračilo stroškov s strani države (organov strukturne politike) do EK.
Izpostavili smo še poseben problem, ki smo ga v tem projektu postavili na mesto dodatnega naknadnega razvoja izdelkov po zaključku projekta: potreba po vzpostavitvi takšnega sistema, podprtega z informacijskimi orodji, ki bo omogočila gladek prenos rešitev, pridobljenega znanja in veščin iz instrumenta IPA na upravljanje s strukturnimi skladi po vstopu države v EU. Ta problem sedaj ni zadovoljivo rešen in ta prehod ni gladek. Veliko pridobljenega znanja in informacijskih rešitev se v fazi prehoda izgubi ali pa zahteva zelo velike prilagoditve. Vzpostavitev takega sistema bi pomenila zelo velik napredek na nivoju celotne Evrope.
Tovrstne potrditve s strani različnih ključnih akterjev implementacije strukturnih skladov in predpristopne pomoči pomenijo, da obstaja jasen problem, ki ni rešen. Zato predlagane rešitve pomenijo inovacijo na področju cele Evrope. Inovacija bo materializirana tako v mehkih končnih izdelkih (metodološki priročniki) kot v visokotehnoloških izdelkih (informacijsko podprta orodja za implementacijo). Za razvoj predlaganih končnih izdelkov je potrebna predhodna izvedba raziskav, ki smo jih izvajali po postopkih in metodologijah družboslovnega in interdisciplinarnega raziskovanja.
Cilji projekta
- Vzpostaviti možnosti in tehnološka orodja za standardizacijo v administrativno finančnem delu projektnih prijav, finančnih poročilih in izvajanju kontrole v projektih, sofinanciranih s strani strukturnih skladov in instrumenta za predpristopno pomoč (IPA)
- Pridobiti znanja za nadaljnji razvoj in pripravo modela možnosti za preprost prehod dodeljevanja nepovratnih sredstev iz instrumenta za predpristopno pomoč na strukturne sklade
- Razviti informacijsko podprta tehnološka orodja za spremljanje in vrednotenje pri dodeljevanju sredstev s strani strukturnih skladov in instrumenta za predpristopno pomoč ter pripraviti potreben nabor orodij
Vsi ti cilji so bili popolnoma doseženi. Predpostavljeno hipotezo smo dokazali. Pridobili smo potrebna nova znanja, razvili metodološki priročnik in dokazali delovanje razvitih rešitev na nivoju demonstracijskih modelov (tako uporabo metodologije kot integriranega informacijskega sistema).
Pomembni dosežki, dokazani z razvitim demonstracijskim informacijskim sistemom iPASS
Na podlagi izvedenega raziskovalnega dela se je izkazalo, da je za optimiziranje procesa podeljevanja in nadzora nad nepovratnimi sredstvi v strukturnih skladih in IPA nujno, poleg sprememb v sami razpisni dokumentaciji, celoten proces pokriti z integrirano IT rešitvijo. Razvili smo demonstracijski informacijski sistem, ki je to dokazal.
Razvit demonstracijski IS je potrdil, da je vse to izvedljivo in to z minimumom potrebnih vnosov podatkov in z zagotavljanjem, da se vsak podatek v procesu vnese samo enkrat in da je avtomatizirana celotna ostala administracija, ki ne zahteva vsebinske presoje. S tem so doseženi zelo veliki prihranki v denarju in času, hkrati se je močno zmanjšalo število napak v procesu.
Z uvajanjem drugih še razvitih izboljšav, opisanih v metodološkem priročniku, ki niso povezane z IT rešitvijo pa lahko dosežemo še dodatne prihranke, odstranimo ozka grla ter povečamo kvaliteto kontrole. Pomembno je, da se hkrati dosežejo tudi veliki prihranki (ki so izračunljivi) na strani končnih upravičencev.
